不少台灣買方以為在日本買房一定要飛過去簽約。實務上多數程序可以遠端完成，但前提是文件要提早準備——而那幾份文件的取得需要時間，這才是真正的瓶頸。
非居住者沒有印鑑證明，用什麼替代
日本的不動產登記通常需要印鑑證明與住民票，但非居住者無法取得。實務上以在駐外館處辦理的簽名證明（署名證明）與住址證明等文件替代，各案所需的形式可能不同，應由承辦的司法書士先開出清單。這是遠端作業中最容易延誤的一環，因為取得需要本人親自辦理與往返時間。
委任狀的辦理
若不到場，需出具委任狀授權代理人辦理簽約或登記事宜。委任狀通常需經驗證，且內容需符合日本承辦單位的要求——不要自行擬定，請司法書士提供格式再辦理。這一份的取得時間應以週計，務必在鎖定物件之前就先確認流程。
資金的匯出與到帳
手付金與殘代金兩個節點的時間固定。國際匯款的到帳時間、中轉行手續費與收款帳戶的指定都要事先確認，建議每個節點提前數個工作天匯出。若在日本開立帳戶，資金調度會單純很多，但非居住者開戶的條件較嚴，應提早評估。
重要事項說明可以遠端進行
日本的重要事項說明由宅地建物取引士進行，實務上已可透過視訊方式辦理。應事先取得說明書的草稿逐條閱讀，並準備好問題，而不是在說明當下才第一次看到內容。
物件的實地確認怎麼辦
這是遠端作業唯一無法完全取代的一環。可行的替代方案包括：要求仲介提供詳細的影片與照片（含周邊環境與不同時段）、委託在地的第三方到現場查看、或請信任的窗口代為確認建物狀況與噪音、日照等無法從資料判斷的項目。高單價或屋況複雜的物件，仍建議實地看過一次。
整套遠端流程大概要多久？
如果文件在鎖定物件之前就開始準備，從簽約到決濟的時間與本地買方差異不大。但若等到看上物件才開始辦署名證明與委任狀，往返與驗證的時間很容易多出一到兩個月——而這段時間是在賣方等待的狀態下拖延，可能因此失去物件或喪失議價空間。所以遠端作業的關鍵只有一句話：把文件準備排在看物件之前。先請司法書士開出清單、把該辦的證明辦好，之後每一步都會很快。
台灣人日本買房的遠端準備時間表
把文件準備排在看物件之前，說起來簡單，實際上要拆成幾個階段，每個階段都有該完成的事。可以依下表安排：
| 階段 | 該完成的事 | 主要協助者 |
|---|---|---|
| 開始找物件前 | 確定預算與資金來源，請司法書士開出登記所需文件清單 | 仲介、司法書士 |
| 鎖定候選物件時 | 辦妥簽名證明、住址證明與翻譯，確認委任狀格式 | 司法書士、台灣的公證或驗證窗口 |
| 提出購入申請後 | 取得重要事項說明書與契約書草稿，逐條閱讀並列出問題 | 仲介、翻譯協助者 |
| 簽約前後 | 完成視訊重要事項說明，匯出手付金 | 宅地建物取引士、台灣的銀行 |
| 結算日前 | 匯出尾款與費用，確認到帳，寄回已驗證的委任文件 | 司法書士、台灣的銀行 |
| 結算後 | 確認登記完成，啟動管理委託與納稅管理人安排 | 司法書士、管理公司、稅理士 |
海外買方登記時多出來的資料
除了替代印鑑證明的簽名證明，海外居住的買方在辦理所有權登記時，還有幾項要先準備。日本的不動產登記對住在國外的所有人，要求在登記時填報日本國內的聯絡人事項，聯絡人可以是個人，也可以是委託的業者，沒有合適人選時怎麼填，請司法書士說明；外國人的姓名，則可能需要同時以羅馬拼音登記。
住址證明方面，台灣有戶籍制度，通常可以用戶籍謄本加上翻譯來證明，但各司法書士對驗證形式的要求不一定相同。國內聯絡人要找誰、是否需要付費，最好在選定管理公司時一併談好，避免登記前才臨時找人。
用誰的名義買，遠端開始前就要決定
名義會影響文件準備的份數，也會影響日後的稅務與繼承，所以在辦簽名證明與委任狀之前就要先定案。常見的選擇有幾種：
- 本人單獨名義：文件最單純，但日後繼承時，整間物件都會列入本人的遺產。
- 夫妻共有：兩人都要準備簽名證明與委任文件，日後出售或出租的重大決定需要雙方同意。
- 以子女名義購買：若購屋款由父母支付，在台灣可能被認定為贈與，需要先評估贈與稅；子女若未成年，還涉及法定代理的文件。
- 以公司名義購買：需要準備公司登記與代表人的證明文件，持有期間的帳務與稅務也改依法人處理。
名義一旦登記，事後要變更就會產生另一次移轉的稅費。建議把購屋目的、資金來源與家族的傳承規劃一起考慮，再請台日兩地的專業人士確認文件與稅務影響。
視訊重要事項說明時，清單上要有的問題
- 土地與建物的權利狀態，有沒有抵押權或其他權利會在交屋前塗銷。
- 用途地域與建築限制，未來能否改建或改變使用方式。
- 管理費與修繕積立金有無滯納，滯納金額是否由賣方在結算時付清。
- 契約解除的條件，包括放棄手付金解約的期限與貸款未核准時的處理。
- 交屋後發現屋況與契約不符時，賣方負責的範圍與通知期限。
- 結算日、交屋日與所有費用的分算方式。
遠端說明時，最好請說明者在畫面上指出對應的條文位置，並在事後以書面整理問答內容，作為日後的依據。
遠端匯款時，先確認收款帳戶的真偽
遠端交易全程以電子郵件與訊息聯絡，最需要防範的是收款帳戶被冒用。若在結算前突然收到通知，說收款帳戶臨時更換，不要直接照新帳戶匯款，應該用先前已知的電話號碼，親自向仲介或司法書士確認。
匯款前也要核對收款人名稱與契約上的對象是否一致，並保留匯款單據與往來紀錄。大額資金一旦匯錯帳戶，要追回非常困難，多花一通電話確認，成本遠低於事後補救。
常見問題
非居住者沒有印鑑證明怎麼辦？
實務上以駐外館處辦理的簽名證明與住址證明等文件替代，所需形式依個案而異，應請承辦的司法書士先開出清單。
一定要飛去日本嗎？
多數程序可遠端完成，重要事項說明也可視訊辦理。但物件的實地確認建議至少一次親自或委託可信賴的第三方進行。
委任狀要辦多久？
需經驗證且格式須符合日本承辦單位要求，取得時間通常以週計。應在鎖定物件之前就先確認流程並辦理。